據了解，這是廣西電網公司在南方電網五省區率先實現物資采購統簽合同電子化簽訂，是物資采購合同簽訂的一次跨越式突破。
紙質簽訂: 環節繁雜需大量人力物力
以往在物資合同簽訂、整理、分發、歸檔工作中，常常存在合同簽訂時間緊、簽訂量大、簽訂時間長、工作量繁重等問題，同時,海量的紙質文檔也耗費了大量的人力和成本。
“為了簽好每一份紙質合同，我們每天疲于拼命，苦不堪言。”廣西電網公司物流(招標)服務中心合同審核專責韋健介紹說，過去紙質合同簽訂方式主要存在三方面困難。一是組織合同集中簽訂需要大量的人力物力，每月按計劃組織兩個批次合同集中簽訂工作，由于每批次合同均需按需求單位、按供應商進行分發、整理、登記工作，同時還要組織供應商、設計單位進行專項合同技術協議確認，協調處理未到現場的供應商合同簽訂事宜等,單完成好這些工作就至少需要19名工作人員。二是合同蓋印工作環節繁重,2014年廣西電網公司物資采購統簽合同共簽訂13086份，按照合同一式四份蓋印，需印52344份合同且還要蓋366408個章(其中每份合同需簽蓋5個單位印章和2個委托代表人簽章)。按照平均每月蓋印4000多份合同，每份合同蓋印用時3分鐘計算，至少需要4名蓋印人員輪流加班加點3至5天才能完成合同蓋印。三是合同復印成本高，以平均每年簽訂上萬份合同量來計算，每年將消耗3臺高速打印機，2臺高速復印機，耗費紙張約300萬張。
“除合同簽訂、蓋印環節讓人煞費苦心外，合同的歸檔也是一件令人頭疼的事情。”廣西電網公司物流(招標)服務中心檔案專責植李莉說道，除了完成合同的紙質歸檔，還需要通過掃描上傳完成合同的電子歸檔。按一年上萬份合同歸檔量計算，若只1人負責掃描和錄入，在不安排其他任務且不間斷工作的情況下，則需要花兩年多的時間才能完成全年紙質合同電子歸檔工作,而且還需要有超過20個檔案密集架，約1000平方米的檔案保管空間來進行存檔存放。
電子化簽訂: 方便快捷 7人可做好19人的活
為有效解決上述問題，提高工作效率，減輕人力、物力，廣西電網公司結合物資采購業務實際，組織技術人員組成攻堅項目組，對“物質采購合同電子簽章系統”進行研發并運用到實際工作中。
通過電子簽章系統，廣西電網公司實現了合同簽訂和合同整理、歸檔等業務全過程電子化，大幅提高了物資采購合同簽訂效率。自運用電子系統簽章以來，廣西電網公司合同簽訂蓋章時間由原來3分鐘/份大幅縮減至3秒/份，合同簽約平均時間從原來的27.2天縮短至15天內,物資采購合同簽訂及時率100%。
“我們現在無需打印、復印，無需人工簽字蓋章，無需1000平方米以上的檔案保管空間，只需1臺磁盤陣列系統就足以安全存放超過5年的歸檔資料，而且過去需要19個人才能干好的活，現在只需有1名蓋印人員，合同編制、審核專責5人，檔案專責1人即可，無需專門配置合同分發、整理和登記人員。”廣西電網公司物流(招標)服務中心印章管理人員劉勇對采用合同電子簽章系統贊不絕口。
采用合同電子簽章系統，除了給合同簽訂工作人員減輕工作量外，對供應商來說也是一種“福音”。“以前專項合同需與設計單位確認，至少要耗費兩周時間才能完成合同設計確認，很折騰。現在只需在網上進行合同下載、蓋印和上傳，就算是簽訂幾百份合同都可以在1小時內可以完成，且又節省往返差旅住宿等費用，真的很方便了。”多次參與廣西電網公司電力設備招標的供應商海南威特電氣集團有限公司深有體會的說道。來源： 國家電網
